Регламент Комитета по туризму города Москвы

РЕГЛАМЕНТ КОМИТЕТА ПО ТУРИЗМУ ГОРОДА МОСКВЫ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Регламентом Правительства Москвы (утв. Постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 года № 112-ПП),

1.2. Регламент Комитета по туризму города Москвы определяет
порядок по подготовке, оформлению, учету документов в Комитете по
туризму города Москвы (далее - Комитет).

1.3. Регламент утверждается Председателем Комитета.

1.4. Выполнение положений Регламента Комитета является
обязательным для всех работников Комитета.

2. Документация Комитета по туризму

2.1. Деятельность Комитета обеспечивается системой взаимоувязанных официальных и служебных документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Комитета, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между Комитетом и вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

2.2. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Комитет издает следующие распорядительные документы:

-		приказы;
-		распоряжения.

3. Требования к оформлению документов

3.1.

Изображение герба города Москвы. Изображение герба города Москвы помещается в верхнем поле бланка приказа и письма.

3.2.

Наименование Комитета. Наименование Комитета указывается в точном соответствии с Положением о нем.

З.З.Наименование вида документа. Наименование документа, составленного или изданного Комитетом, должно соответствовать компетенции Комитета.

Наименование документа указывается на всех документов, кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке реквизит печатается прописными буквами.

3.4. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для протокола - дата проведения заседания; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 01.05.04 или 01.05.2004.

Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например, 1 мая 2004 г.

3.5. Подпись документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности указывать не нужно); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Первый заместитель

председателя Комитета Личная подпись Е.Н.Пискунова

или на должностном бланке:

Личная подпись Г.В. Антюфеев

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Е.Н. Пискунова

Члены комиссии Личная подпись Г.И. Пономарева

Личная подпись С.С. Лысенко

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.6. Согласование документа. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри организации (подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными и вышестоящими организациями).

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель Комитета по туризму

города Москвы

Личная подпись Г.В. Антюфеев

Дата

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

(наименование коллегиального

органа)

от 00.00.0000 N 1

Согласовано

Письмо Росархива

от 00.00.0000 N02-15/1247-1

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются" или «С замечаниями по пункту...», а также ставится подпись, ее расшифровка, указывается дата. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

3.7. Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются председателем Комитета.

Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания распорядительного документа (оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Комитета по туризму

города Москвы

Личная подпись Г.В. Антюфеев

Дата

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом председателя

Комитета по туризму города Москвы

от 00.00.0000 № 1

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится оттиск печати (на уставах, актах, банковских документах, командировочных удостоверениях, доверенностях, договорах и др.).

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

3.8. Адресат документа. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. Например:

Министерство культуры Российской Федерации Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата -дательном. Например:

Министерство образования Российской Федерации Управление делами ведущему специалисту

А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:

Генеральному директору

объединения "Агропром"

И.И. Иванову

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:

Руководителям отраслевых органов исполнительной власти города Москвы

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

Комитет по туризму города Москвы

Новый Арбат ул., д. 15, стр.1, Москва, 119019

или

Одинцовой О.П.

ул. Садовая, д.5, кв.12

Москва, 237654

При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.

3.9. Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания.

З.1О. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте письма, то отметка о них оформляется по следующей форме.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Доверенность...на 1 л. в 1 экз.

2.Смета расходов...на 6 л. в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо председателя Комитета по туризму города Москвы от 00.00.0000 № 02-6/258 и приложение к нему, всего на З л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то число документов не указывают.

Приложение: в 3 экз.

3.11. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (оформляется с использованием шрифта размером на 2-4 кегля меньше, чем текст документа), например:

С.С.Лысенко

290 17 52

4. Подготовка и оформление отдельных видов документов

При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, их правильное исполнение и оперативный поиск.

4.1. Приказ по основной деятельности

4.1.1. Приказ по основной деятельности предприятия является
правовым распорядительным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и издается председателем Комитета на основе единоначалия.

4.1.2. Текст приказа по основной деятельности не должен содержать сокращений и аббревиатур, кроме зафиксированных в учредительных документах.

4.1.3. Не допускается издание повторных приказов по основной
деятельности по одному и тому же вопросу без отмены предыдущих.

4.1.4. Приказы по основной деятельности должны содержать заголовок начинающийся с предлога О... (краткое содержание) и состоять из двух частей констатирующей и распорядительной.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста. Заголовок печатается с заглавной буквы от левого крайнего поля бланка без кавычек, точка в конце заголовка не проставляется.

4.1.5. Констатирующая часть приказа по основной деятельности
отделяется от распорядительной словом «приказываю». При написании констатирующей части в конце предложения точка, запятая, тире не проставляются.

В отдельных случаях возможны варианты издания приказов по основной деятельности без констатирующей части.

4.1.6. Внесение изменений, дополнений в приказы по основной
деятельности или их отмена производится только приказами.

4.1.7. Приложения к приказам по основной деятельности оформляются следующим образом:

Приложение № 1 (2,3...) к приказу от № . Слово приложение печатается на первом листе приложения в верхнем правом углу. Нумерация страниц в приложениях ведется отдельно от нумерации страниц текста проекта приказа по основной деятельности.

4.1.8. Датой приказов по основной деятельности является дата их регистрации.

4.1.9. Внесение каких-либо исправлений в подписанные приказы по основной деятельности запрещено.

4.1.10. Все приказы по основной деятельности подлежат обязательной регистрации.

4.2. Приказы по личному составу.

4.2.1. Приказы по личному составу оформляются на специальных бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, в соответствии с альбомом унифицированных форм. При необходимости издания приказа по личному составу по теме, не отраженной в альбоме унифицированных форм, приказ подготавливается в произвольной форме на бланке приказа, разработанном на предприятии. Оформление приказов по личному составу, подготовленное на бланке предприятия, аналогично оформлению приказов по основной деятельности.

5. Порядок обработки и регистрации документов

5.1. Входящие документы. Вся корреспонденция, поступающая в Комитет по туризму принимается сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с его должностной инструкцией.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, правильность адресования и наличие вложенных документов. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (периодические и рекламные издания, поздравительные сообщения, факсограммы).

Для регистрации входящих документов применяется книга регистрации корреспонденции. Поле страницы книги регистрации корреспонденции делится на четыре столбца:

-		№ исходящего документа, поступившего из другой организации;
-		№ входящего документа в Комитете (его порядковый номер);
-		исполнитель;
-		срок исполнения.

После регистрации документы направляются Председателю Комитета по туризму для назначения исполнителей и написания резолюций.

5.2. Исходящие документы. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию, размножению и отправке.

До передачи документов на подпись исполнитель должен проверить их содержание, правильность оформления, наличие реквизитов, необходимых виз, приложений. Документы представляются на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились.

Документ, подписанный руководителем передается на регистрацию.

При регистрации исходящих документов присваивается номер документа, который состоит из:

цифрового индекса отдела,

-		номера документа по порядку,
-		года создания документа.

Копии документов (в том числе приложений, если они есть) хранятся у сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства.

6. Контроль за исполнением документов и принятых решений

6.1. Контроль делится на несколько этапов: текущий контроль,
предупредительный и итоговый.

Контроль за исполнением документов и принятых решений осуществляется сотрудником Комитета, ответственным за делопроизводство. Технология ведения контроля определяется следующими действиями:

-		постановка на контроль;
-		своевременная передача документа исполнителю;

-		проверка и регулирование хода исполнения (при необходимости корректировка данных и сроков исполнения, передача документа на исполнение в другой отдел);
-		напоминание исполнителям и начальникам структурных отделов об истечении сроков исполнения документов;

информирование начальника отдела и Председателя Комитета о ходе исполнения и нарушениях сроков исполнения документов;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

6.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения всех поручений, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого задокументированного подтверждения исполнения.

6.3.Если решение вопросов, изложенных в документе, не входит в компетенцию Комитета, документ в течение 3-х рабочих дней направляется в организацию компетентную ответить на все поставленные в документе вопросы. Если выяснить организацию не представляется возможным, документ в течение 3-х рабочих дней возвращается отправителю с соответствующими пояснениями.

Ошибочно направленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение связи.

6.4. Типовые сроки рассмотрения обращений граждан определены правовыми и нормативными актами. Максимальный срок рассмотрения обращений установлен в течение месяца со дня поступления (по регистрационному штампу) обращения в Комитет. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного рассмотрения (выезда на место, сбора информации по подведомственным организациям, создания комиссии), должны быть рассмотрены в течение 15 дней.